La dematerializzazione dei documenti è uno degli argomenti chiave introdotti dalla Riforma della Pubblica Amministrazione. Quello che il Legislatore si auspica con l’introduzione del CAD (Codice dell’amministrazione digitale) è il progressivo abbandono dei supporti cartacei per la creazione dei documenti fino alla totale produzione ed emissione di documenti redatti su supporti digitali. Una vera e propria rivoluzione che semplificherà anche i rapporti tra i privati cittadini, le imprese e le Pubbliche Amministrazione in un’ottica di snellimento della burocrazia.
Il concetto di “dematerializzazione dei documenti” viene introdotto proprio l’articolo 42 del CAD che prevede: “ Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.”
GLI OBIETTIVI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE
La dematerializzazione documentale indica quel processo che condurrà, in maniera progressiva, al totale abbandono della carta stampata nella gestione dei documenti. La dematerializzazione ha due obiettivi fondamentali da realizzare:
- ridurre in maniera esponenziale la produzione di nuovi documenti cartacei puntando tutto sulla digitalizzazione degli stessi;
- eliminare quei documenti cartacei già esistenti negli archivi sostituendoli con riproduzioni informatiche nonché eliminando per sempre quei documenti cartacei che non hanno alcun interesse storico-culturale per la collettività.
CON QUALI STRUMENTI VERRÀ ATTUATA LA DEMATERIALIZZAZIONE?
La dematerializzazione dei documenti è un processo molto lungo e complesso che troverà attuazione e compimento attraverso alcuni strumenti. Tra di essi ricordiamo la protocollazione e gestione documentale con cui le informazioni principali di un documento vengono memorizzate nel registro di protocollo che conferisce al documento la data certa.
Altro strumento attuativo della dematerializzazione dei documenti è la classificazione ovvero quell’attività che permette alle P.A. di organizzare i documenti “in senso logico” nonché la fascicolazione, ovvero un vero e proprio archivio che contiene i documenti stessi. Completano il processo di dematerializzazione dei documenti la firma digitale (che garantisce l’autenticità e l’integrità del contenuto del documento), la posta elettronica certificata (che garantisce data e ora di spedizione e ricezione del documento)e, infine, la conservazione dei documenti che permette agli utenti di salvaguardare, conservare e rendere accessibili nel futuro le informazioni contenute negli stessi.
Numerosi sono i servizi, specifici per imprese e liberi professionisti, che consentono di procedere con l’archiviazione e la dematerializzazione documentale, secondo le specifiche di legge.